尾崎社会保険労務士事務所のコンサルティング

就業規則とは何か？

就業規則とは、企業と従業員との約束事を明文化した、職場におけるルールブックです。英語では「Rules of Employment」と表現します。就業規則には、賃金や労働時間、休日などの「労働条件」のほか、業務に対する姿勢や職場・備品の使用など、従業員が守るべき行動規範を定めた「服務」などを明記して社内に周知します。
記載内容に関する基本的なルールはあるものの、内容は企業によってさまざまです。

就業規則の必要性

就業規則があることで、企業や従業員にどのようなメリットがあるのでしょうか。

①社内ルールを明文化することにより、人や時期による判断のばらつきがなくなる

仮に就業規則がない場合、社内で何らかの判断をする際に、人や時期によってばらつきが生じやすくなります。
人により異なる対応をしていると、従業員同士で衝突が起きたり、統率が取れなくなったりするなどの問題も発生します。社内ルールを明文化しいつでも自由に確認できれば、従業員が安心して働ける職場環境の整備につながります。

②企業と従業員間でのトラブルを防ぐことができる

就業規則がないと、企業と従業員の間で認識の違いが生まれ、トラブルに発展する恐れもあります。たとえば「解雇を予告または通知した社員から不当だと訴えられる」などです。しかし、解雇に関する規定を明記しておけば、従業員の行動なり態度が、解雇に該当するかどうかの判断基準となります。また、解雇に至っては規定そのものがないと行うことができない、または紛争の原因になる可能性もあります。就業規則を作成することで、従業員とのトラブルを未然に防ぐと同時に、トラブルが発生した際にも適切に対応することができます。

就業規則は作成しないと
法律違反になる？

就業規則については労働基準法で定められており、作成しなければ法律違反になるケースがあります。

①常時使用する労働者が10名以上の場合、労働基準監督署への届け出が義務付けられている労働基準法第89条では、「常時10名以上の労働者を使用する使用者」に対して、就業規則の作成と届け出を義務付けています。「常時10名以上の労働者」がいるかどうかについては判断が難しいところですが、下記のような条件で労働者をカウントします。

●常時使用する労働者数のカウント方法

事業所・事業場ごとにカウントします。（たとえば従業員が5名の小規模な事業所を複数持っている企業は作成義務なし）

常時労働者には、非正規雇用のアルバイトやパート、契約社員も含む

産休中や育休中であっても、籍がある限りは含む

つまり、繁忙期だけ一時的・短期間の契約で雇用している従業員を除き、事業所に従業員が10名以上いる場合には作成が必要となるのです。当然、10名以上在籍していれば、10名未満の人数でローテーション勤務を組んでいる場合にも、就業規則を作成する義務が発生します。
就業規則の作成義務があるにもかかわらず作成していない場合は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金刑の対象となります。

②10名未満の場合は、就業規則がなくても法律違反にはならない

労働者が常時10名未満であれば、就業規則がなくても違法ではありません。しかし、就業規則は企業にとってのルールブック。トラブルを未然に防ぐために、義務ではなくとも作成しておきたいところです。

新たに就業規則を
作成するときの
基本ルール

就業規則に記載する事項は、大きく3つに分けられます。1つ目は必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」、2つ目は当該事業場で定める場合に記載しなければならない「相対的必要記載事項」、3つ目は使用者が任意に記載できる「任意記載事項」です。なお、本来記載すべき必要記載事項の一部を欠く就業規則を届け出たとしても、労働基準法第89条違反の状態はそのまま残りますので注意が必要です。

絶対的必要記載事項①：
始業および就業の時刻

企業は、法律で定められた「法定労働時間（原則1日8時間、1週40時間）」の範囲内で、「所定労働時間」を定めることができます。また、始業および終業の時刻を定める必要があるため、「始業9時～終業18時」など、明確な時間を記載します。時間外労働が発生する企業をはじめ、変形労働時間制やフレックスタイム制を導入している企業では、それらの規定に関しても明記します。

絶対的必要記載事項②：
休憩時間、休日、休暇

労働基準法では、6時間を超える勤務の場合は少なくとも45分、8時間を超える勤務の場合は少なくとも60分与えなければならないと定められています。「12時～13時（60分間）」など具体的な時間を明記するようにします。なお、休憩時間は労働時間の途中で取得させることが正しく、業務開始前や終了後に取得させることは違法です。

絶対的必要記載事項③：
就業時転換

工場勤務や医療施設など途切れることなく人が働いている業態では、労働者を2組以上のグループに分類し、交替で働かせる「就業時転換」が必要となります。このような交替制を導入する企業は、就業規則に交替制の詳細を記載する必要があります。

絶対的必要記載事項④：
賃金

賃金に関して必ず記載しなければならないのは、「賃金額の決定」「賃金の計算方法」「支払方法」「賃金締切日や支払日」です。賞与などの臨時に支払われる賃金は、絶対的必要記載事項ではありませんので、除外されます。
賃金額には、基本給だけでなく、皆勤手当や技術手当などの各種手当や時間外労働・休日労働などに関わる割増賃金率などの詳細も含まれるため、併せて記載します。賃金に関する規定は記載内容が多いため、別紙で「賃金規程」を作成する場合もあります。

●賃金規程に関する項目

絶対的必要記載事項⑤：
退職・解雇

従業員の退職には、「雇用期間の満了」「自己都合退職」「休職期間満了」「死亡」など、さまざまなケースがあります。退職のケースや退職の申し出の時期、支給品の返納義務などについて、具体的な記載が必要です。定年退職制度がある場合は、年齢や退職の時期、継続雇用制度を導入している場合はその詳細も明記します。また解雇の項目では、解雇事由が必要です。解雇予告についても記載される例が多く見受けられます。

相対的必要記載事項の記載内容

相対的必要記載事項は、絶対的必要記載事項と違って記載がなくても「不備」とはなりませんが、当該事業場で定める場合に記載する必要があります。

雇用形態ごとに規則が
異なる場合は
つくり分けることも

契約社員やパート・アルバイト、嘱託社員など、雇用形態が複数あり、それぞれの条件が異なる場合、雇用形態ごとに就業規則を作成する企業もあるようです。従業員が自身の雇用形態の就業規則を確認しやすくなり、ルールも周知しやすくなります。一方で、雇用形態によって不利なルールが生じないように注意が必要です。

就業規則の周知方法

労働基準法第106条では、「就業規則は各作業所の見やすい場所への掲示、備え付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければならない」と定められています。周知には以下のような方法があります。

●就業規則の周知方法

・法律上で定められているもの

• ①常時各作業場の見やすい場所へ掲示する、または備え付ける。
• ②書面で労働者に交付する。
• ③PCなどの機器にデジタルデータとして記録し、各作業場で労働者がいつでも内容を確認できる機器を設置する。

・より浸透させるための取り組み

• ①従業員と個別に面談を行って趣旨を説明し、内容を確認後に書面でサインをもらう。
• ②集合研修の機会を設けて、説明を行う。
• ③経営者が幹部やリーダー層へ説明し、一般社員へ説明する。

いずれの方法でも「周知」されていることが重要であり、それぞれの企業に合った方法を選択できます。掲示するだけでは十分に周知できない可能性があるため、「個別面談や集合研修の場で説明する」などの働き掛けによって、従業員
に理解してもらうことが重要です。一方で、就業規則は企業機密でもあるので、やみくもに公開するのではなく、「就業規則を印刷しない」「社外への持ち出し禁止」などのルールを設けることも検討しましょう。

就業規則に違反した
場合の対応方法

就業規則に違反する従業員がいた場合には、どのように対応すればよいのでしょうか。違反した場合の対応についても、事前に就業規則に定めておくことで、適切に対応することができます。

①就業規則に懲戒に関する
内容を明記しておく

違反した場合の処分について、就業規則の「懲戒」という項目で定めることができます。懲戒には一般的に下記の種類があります。

●懲戒の種類と内容

ただし、労働契約法第15条で「懲戒が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められないときは、当該懲戒は無効とする」と定められており、使用者側にとって有利になる懲戒事由だけを盛り込めるわけではありません。また「懲戒」は、最終段階である「解雇」を踏まえて事由を定めておくことが大切です。

②就業規則違反が起きた場合の
対応方法

従業員が就業規則に違反したとき、すぐに懲戒に踏み切るのではなく、対象の従業員や周囲にもヒアリングを行い、状況を把握することから始めます。「そもそも就業規則の内容を理解していない」「本人だけでなく、チーム・部署・組織全体の在り方にも原因がある」といった可能性もあります。客観的に状況を捉えた上で対処方法を検討し、本人や周囲に提示しましょう。
変化が見られない場合は個別に注意を行い、それでも改善されない場合は懲戒を検討します。就業規則に記載した内容に応じて、段階を踏んで処分を科す必要があります。

まとめ

就業規則は、社内における「規則」を明文化したものです。基本的なルールはありますが、企業の規模や業種、従業員数、経営状態、業態などによって必要なルールが異なるため、サンプルを流用するだけではなく自社に合った内容であることが重要です。
常時使用する労働者が10名未満で作成・届け出の義務がない場合でも、就業規則を作成することで「社内ルールの見える化」や「労使間トラブルの防止」などのメリットがあり、企業のリスク軽減にもつながります。
知らず知らずのうちに法令違反をすることがないよう、社労士に相談をしながら就業規則の作成や見直しに取り組んでみてはいかがでしょうか。
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